无声会议(Silent Meeting) 是一种已被成功实践但却鲜有公开资料的开会方法，本文会探寻下它的有趣历史，并介绍如何通过它的小小改变让会议变得不再糟糕。
文档是无声会议的核心基础，本文会引出 Coda 和 Mojidoc(妙记多) 这两款让你的会议事半功倍的小众文档，它们不仅有效，也蕴含了值得借鉴的办公理念。
本文希望能成为「无声会议的 101 手册」，它非常适合以下读者:
大量的数据和案例证明「员工在抱怨但又坚持开会」，这个怪相源于 「会议很贵但又很重要」
有人通过薪资✖️会议时间来突出会议的昂贵，但其实会议远比这个贵得多！
Jason Fried 在其著作《 Rework 3 》中揭示了真相 —— 在绝大多数公司，任何人都可以轻易地用各种色块把别人的一天切分成几十分钟的小碎片，这相当于毁掉了你踏踏实实地工作的可能，占用别人的时间应该是个复杂到让人想想就头大的操作，除非事情非常重要。 这点出了 会议恢复综合症 带来的隐性成本，会议能短暂损耗脑力并导致专注力涣散(约 45 分钟)，是现代办公的「协同超载」的元凶之一。
协同超载(Collaboration-Overload) ：即员工将大部分时间花在信息协同（开会、邮件、群聊...）而非事务性工作(编码、设计和测试...)上
会议杠杆率很高，糟糕的会议不仅浪费时间也打击信心，但好的会议却往往收益颇丰：
所以一昧地逃避会议或强行去减少会议时间不是解决之道，重点是如何从会议获得更多价值，让它不那么糟糕。
人们抱怨的其实只是糟糕的会议，只是恰好糟糕的会议无所不在
那些你似曾相识的糟糕会议现场：
有没有简单的方法可以改善上述问题？—— 试试「无声会议」吧
会议效率是组织效率的一种微观体现，正如拉里·佩奇担任 Google CEO 后的第一封全员信就是 “How to run meetings more efficiently” ，足见它的重要性。但无声会议与其他理念高级但难以落地的组织方法论不同，它非常容易实践且效果立竿见影，算是人人可得的「低垂果实」。
无声会议的核心点是通过引入「静默阅读和评论」代替传统「演示环节」的开会模式。
相信近几年大家才通过「飞阅会」等途径了解到无声会议，但它其实已广泛实践了近 20 年，我们先了解下它的历史。
Amazon — 6 页纸开会法
2004 年，在 Amazon S-Team 的开会实践中，这些高管们逐步感觉传统 PPT 陈述的方式很难评估进展和做出决策，并容易滋生一些职场「坏味道」，哈佛大学教授 Edward R.Tufte 的《 The Cognitive Style of PowerPoint 》 恰巧验证了这个感受 —— “分析越具有因果性、多变量、比较性、证据支撑性，信息的密度越高，PPT 的害处就越大。”
S-Team：Amazon 的高级管理团队，主要负责高级事务的决策如战略、组织、文化和危机应对等，会议+决策层的高杠杆率，使得会议效率成为这个团队的核心问题。
随即他们在此理论基础上改进了一种基于「叙述体材料的就地默读」的开会方法，叙述体基于会议类型有多种变体，比如：
其中六页纸开会的典故被广泛传播，事实上成为了无声会议的历史代名词。
Google — 协同文档的加持
早期 Amazon 不仅没有限制 6 页纸的结构，就连文档载体也未限定，甚至会使用纸质打印材料，这确实带来一些问题：
2006 年 Google 文档发布，它的下述两个功能精准解决了这两个问题：
Google 文档虽并非针对开会设计，但事实上对无声会议的普及起到了推动作用。本文后续也会介绍更新的文档工具 — Coda 和 Mojidoc(妙记多)，它们结合会议场景的特殊设计会更让开会事半功倍。
飞阅会们 — 桃李天下
Amazon 的 「六页纸」随着内部人才和信息流动逐步在北美科技公司中传播开来，比如 Square 和 Twitter 都是在老 Amazon 的安利下采纳了无声会议。
接着硅谷企业文化推崇者和一些书籍资料如《亚马逊逆向工作法》、《贝佐斯如何开会》的进一步传播，也让无声会议传播到了国内，一二线互联网公司或多或少都有团队在使用它，并且很多都取了符合企业品牌的新名字 ，其中最成功的案例就是字节的「飞阅会」，搭配商业化产品飞书，它大大提高了无声会议在国内的普及度 。
但无论场景和命名如何泛化演变，无声会议的有效性内核从未改变。
无声会议的有效秘诀可以总结为 8 个字：「以写代说，以读代听」。
以读代听
在默读环节使用「阅读」代替「听」可以显著提升会议效率：
以写代说
以写代说发生下两个环节：① 准备环节用「叙述体」 代替 「演示」 ② 评论环节用「书面评论」代替「发言」，它带来以下好处：
不要小看这种效率提升，对于约高层比如亚马逊的 S-Team 而言，会议在高频发生，提升是巨大的。
无声会议主要是 4 个基础步骤组成： ① 会议准备 → ② 默读评论 → ③ 引导讨论 → ④ 结论行动
准备的核心是主持人和「材料(文档)」。
主持人
请先注意「发起人 ≠ 主持人」，只有至少履行了下述职责的才能称为主持人。
显而易见，主持人最好是核心议题的 Owner ，以确保事务统筹。要注意并不限定要一个人来执行，但主持人必须保障最终落实。
当然，再好的开会方法也救不了一个不必开的会议，谨记开会本身不是产出！ 「闲杂人等」不仅仅浪费时间，也会增加会议偏题的可能。受邀的基线原则是 「参会的人都应该有发言的义务和权力」，否则一份会议纪要可能更适合你。
材料(文档)
正如 Amazon 开会法的代名词「 6 页纸」，材料的重要性可见一斑，但也因此引入了一些误读：
其实重点不在于形式，要关注的是其核心要求：
① 采用叙述体(文档)而非演示体(PPT)
Amazon 的 6 页纸大谈了 PPT 的问题，导致很多公司也开始盛行「杜绝 PPT 的文化」，不免有些因噎废食。
演示体(PPT)有其存在的价值（比如专业分享），但它确实不适合无声会议这种阅读的场合，更合适的是使用叙述体文档，这带来几个好处：一、不依赖演讲，任何人在任何时间都能通过阅读理解会议内容的全貌，即使他错过了会议；二、信息承载力更高，文档信息密度大概是 PPT 的 8 倍，即 6 页纸就能带来 50 页 PPT 的效果。
叙述体 ：利于读者阅读的方式组织内容，会包含核心逻辑如因果性、关联性和结构性等； 演示体 ：利于演讲者讲述的方式组织内容，会忽略逻辑而由讲者叙述展开；
时间上最好控制在 20 分钟或不低于会议总时长的 1/3 ，无声会议的关键是就地默读，过长的会议材料一来无法控制时间，二来也难以当场理解。
② 撰写技巧
在撰写文档时，我个人经验主要有 2 点：
成功的单向沟通应该就像「水流冲破一道道认知障碍达到终点」，你要预判读者可能的理解障碍
③ 照顾受众的接受能力
我始终奉为圭臬的沟通感悟就是 「沟通不是 2 步而是 4 步」
如果做不到「他得」，无论再坦诚的沟通就是失败的，这也是大部分人沟通的认知缺陷，再好的技巧都不如在撰写时多问问自己：「其他人能在规定时间内理解我写的内容吗？」
④ 其他建议
最后，我们必须承认一份好材料撰写工作是非常难的，但「少数人的努力可以提升所有参会人的效率」，是非常值得的买卖！
“ 他们错误地认为一份高标准的六页备忘录可以在一两天甚至几个小时内写完，而实际上可能需要一个星期甚至更长时间！” — Amazon 贝佐斯
如前文所述，无声会议的核心改动是先完成静默阅读和评论，这很像不需要协调的论坛，有几点行动建议：
开场阅读
预读材料不是强制的，在开会时进行就地默读即可，这是因为：
集体行为是传染的，开场默读能显著提高效率，就和上学的早读类似
充分安静
从文首的有效性分析可以看出，「无声」是一切的关键，所以主持人必须强调本阶段需要保持绝对的静默。但从实践经验看，如果部分内容很重要，讲述补充可能是必要的，这部分应该在开头就进行，以免打断后续的默读。
民主评论
评论环节最大的风险来源于评论过载或没人评论，主持人要及时回复和解决无需讨论的评论，避免后续讨论过载的问题，但需要保留对理解文章有帮助的评论或待讨论议题。
领导们最好不要过早留下太强势的评论以免影响大家发言，另外永远不要期待主动性，如果你觉得某些人应该发表看法，那就主动在讨论环节 Cue 他，让大家知道敢于谏言的必要性。
主持人需要针对上个环节的关键问题做展开讨论，这个环节开始不再无声，所以需要引入控制，有以下几点控制建议：
1 、先停车再起步
讨论是串行的，如果无法收敛某个支线议题，安全的做法是将其放到「停车场」，让讨论重新回到主轴。需要注意的是「停车场」不是「垃圾箱」，会后仍需在适当范围内进行处理，毕竟自己的意见被丢进垃圾箱谁都不会好受。
Tips：其实个人日程也是单线程的，搁置法也同样有效，遇到插入事务或突发灵感，如非紧急事务可以一律写到「今日停车场」，等空闲时再行处理。这样就不会影响到你的专注时间
2 、常见问题解答（ FAQ ）
讨论阶段效益最大化的关键是将时间留给建设性讨论，而非常见问题。正如 Amazon 所提倡的，针对可能的争论或问题事先准备 FAQ 可以大量规避低效讨论，同时也能促进作者的材料思考深度。
3 、警惕两类人
会议的坏群之马很容易识别，但下面两类常见的「良民」也同样需要注意：
职级较低的人可能是更接近问题的人，应该鼓励它们积极发言 —— 《 Google 的重新定义公司》
需要注意的是，这两类人对会议都是有正向意义的，要接纳这种多元性(比如意见领袖们往往能激发一些有意义的讨论) ，所以这里的控制更多是一种调和手段。
4 、控制议题但不要控制声音
对于讨论而言，特别重要的一条控制准则就是：「控制议题，但不要控制声音」。主持人要警惕确认偏见，在不偏离议题的前提下，任何意见都应该给与曝光机会，特别存在身居高位的参会者时更应如此。
确认偏见(Confirmation bias)：选择性地关注有利信息，忽略不利信息，来支持自己的想法或假设。
一个有效的行动会议应该是「民主讨论，清晰决策，纪律执行」，领导的权威应该体现在决策和执行环节而不是讨论环节。换句话说，如果你要的不是大家的意见而是认同，那直接下发命令即可，这可比开会高效的多。
你的工作是弄清楚所有的事实和意见，并做出一个好决定，因为你会被衡量的是 决策和结果 ，而不是你的 聪明和权威 — Honeywell CEO, David M. Cote
准时开始很重要，但其实更消耗士气的是没有终点的会议。正如帕金森定律所言：「只要还有时间，就一定会用完所有时间」，适当的紧迫性也能提高大家的专注度和会议决策效率。 但结束不是仓促结束，你还需要确认两件事：会议结论和行动计划。
1 、会议纪要
如果在会议结束时掌握的信息与会前比没有什么变化，那这次会议的成果就是零，所以纪要非常重要，它也可以降低会后回顾的理解负担。
纪要的难点是要将会议产生的线性碎片信息（如讨论和侧边评论等）转化为逻辑清晰的结构化内容，有以下建议可控参考：
这里特别推荐飞书妙记这个产品，它几乎可以做到不限定任何开会模式的基础上，在会后生成一份可以回放的「活纪要」，智能摘要等功能也能极大缓解主持人的记录压力。
2 、行动计划
谨记开会的目标是为了更好的行动 ， 一个再精彩的会议过程如果没有实质的行动计划都是虚假的繁荣。不仅仅是制定行动计划，同时也要确保它的落实，没有哪件事比高调宣布又不了了之更让人丧气了。幸运的是目前大部分文档产品都已支持行动代办功能。
特别要点出的是，所有会议纪律问题都可以被原谅，但只有一种是必须得到警告，即「我原本就不赞成但会议里没说」，这也印证了 Amazon 所强调的「敢于谏言、纪律执行」文化。
行动计划至少要符合 3W 原则（即 When,What 和 Who） ，它是有效执行的最浅层要素。
从早期 Amazon 还在用纸质材料就可以看出无声会议的基石并不在工具，但好的工具不仅能让无声会议事半功倍，也能传递优秀的产品理念，比如 Coda 和 Mojidoc
Coda 在Two-way writeups: Coda’s secret to shipping fast 一文中分析了无声会议的单向书写的最大问题是缺乏互动性和结构性，它认为相较于在文档旁边的线性展开的评论，应该将讨论过程也彻底结构化和异步化。它同时认为 Reaction( 反馈 )非常重要，但这些 Reaction 应避免有声的方式来传递，也可以通过一些预设结构来进行收集，实现意见的真正民主化表达，而非集中在某些发言人身上。
这些增加结构化和互动性的功能元素就是 Coda 所谓的双向写作(Two-way Writeup)，虽然将其称之为「下一代开会模式」有点言过其实，但 Coda 确实提出一些策略可以让无声会议更纯粹和有效：
1 、提供已读按钮
一个简单的已读按钮可以替代大量的「大家读完了吗？」，当达到一定的阅读后主持人就知道可以进入下一环节，而不需要遵循 15 分钟或 20 分钟的默读限制。
2 、收集结构化反馈
过往的反馈评论被限制在那个 100 像素的评论列表中，而且是线性展开往往会丢失重点。Coda 的结构化反馈可以让评论有序起来，而且也能将讨论聚焦于主持人认为的核心议题内。
3 、讨论最重要的议题
主持人最大的困难其实是把握「民主和重点」的平衡，Coda 的 Dory 功能可以缓解主持人的焦虑，在不伤害个人情感的前提下，把真正重要的问题带到讨论环节。
4 、Coda 的秘诀： 低代码(Low-Code) 和 多维表格 (Database)
Coda 支持 Notion-Like 文档中的常见功能 —— 多维表格(Database)，它甚至内建了一套完整的表达式语言 — Coda Formula Language，这个低代码能力在所有标记「f」的场景都可以被使用。
在低代码的加持下，你完全可以将 Coda 表格当做数据库来使用，使得可玩性和可拓展性极强，对于「极客型」用户非常友好。
上述提到的 Coda 无声会议组件其实都是基于这两个底层元素的组合配置
受益于 Coda 围绕 Database 和 Low-Code 的优秀底层设计，也让它同时拥有了极强的模板功能，有别于其他产品静态的复制式模板，Coda 的文档模板可以每次都生成独一无二。
Coda 算是我近几年关注到的最别出心裁的 Notion-Like 文档产品，它并不仅限于会议场景(推荐他们是如何重塑 OKR的)，还是那句话：好的产品不仅仅是提高你的效率，也蕴含独特的价值理念，揭示一些你「未知的已知」，这才能造就超越期待的产品体验。
如果说 Coda 是「深度上的理想主义者」，那[ Mojidoc[妙记多] ]无疑就是「广度上的实用主义者」，它几乎涵盖了会议所有的功能要素：文档、日程、远程会议和待办功能等，使中等规模团队可以轻松实现基于文档的异步化协同办公。
它的帮助文档虽然一字未提「无声会议」，但内容上处处体现了它的价值理念，让我们看看它有哪些相关功能吧。
1 、内嵌语音会议
与其他竞品如飞书的「会议包文档」的做法不同，妙记多属于「文档包会议」，它能在最低干扰下嵌入了语音会议的功能，确保团队焦点始终在文档界面，而不是会议界面中不断扰动的头像方块。
这种 Doc-Focus 的开会模式同时也可以解决文档投屏中的不清晰不流畅、无法协同编辑、需切换窗口等等问题。另外值得一提的是，这一切都可在浏览器中完成，你无需安装任何插件或客户端。
除此以外，它还支持一些特色功能如：
2 、万能表格
妙记多也支持多维表格，它可以很好的对数据信息进行归类，排序、筛选及分组。它的表格关联可将一些关联表通过 Join 的方式生成一张特定集合表，这个集合表是与原始表互关联的，这样也可以实现简单版的 Coda Reaction 组件的交互功能。
3 、简单表格并不简单
上文提到，叙述体文档的结构性是保障议程可控和纪要清晰的关键。但多维表格通常结构性有余，但内容表现力不足，通常就是纯文本。
但妙记多的简单表格在一众 Notion-Like 产品中可谓地表最强，根本不是它的手册中所说的那么简单。它几乎可以嵌套所有的块级内容，你甚至可以在表格中嵌入多维表格！有效平衡了内容结构性和表现力。
4 、符合 3W 的待办功能
在上文中，我们提到了行动的基本要素是 3W(人、事和时间)，妙记多在产品设计中完美契合了这个准则，每一个待办都可以展开为独立的详情页面，并支持丰富的通知功能。
除了通知之外，每人都拥有包含日历的个人主页，以确保不错过与自己有关的任何待办。
最后，妙记多也是目前市面上少见的无限制免费使用的 Notion-Like 文档，作为后发者它始终保持着每周发布的速度。
无声会议通过「以读代听」和「以写代说」促进了议题的思考和讨论深度，它非常适合决策与审校类会议（如项目立项、设计评审等），但同时要认知到无声会议代替不了所有会议形式，比如：
所以推进无声会议要循序渐进，避免场景失配导致因噎废食。
一张脑图梳理本文的简要脉络：
一个打油诗结束本文：
好的会议作风硬派，文档详实，议程清晰，主持果敢，有始有终； 烂的会议生性猥琐，不立文字，口口相传，神神叨叨，有始无终；
本文也有部分图例引用自下列文章
感谢妙友分享此篇好文～
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