老板很喜欢用邮件进行工作沟通,如何优雅的组织和查阅邮件信息

2022-09-16 10:34:22 +08:00
 123go

我有几个痛点

  1. 公司有几个同事喜欢在回复邮件的时候,直接在别人的邮件基础上进行批注,比如:他回的正文内容只有“请见下面红色字体回复”,然后在别人的邮件正文中进行追加描述。这样来往多封邮件以后,整个邮件就变的花里胡哨,非常难以阅读
  2. 有时候同事回复的正文内容只有两个字“好的”,但这却是一封非常大的邮件,因为同事已经来回沟通很多封邮件了,这种累加的冗余信息,实在是太不环保了😂
  3. 每一封回复的邮件正文中都有一大堆 发件人、收件人、抄送 的信息,这又是一种冗余信息(收、发件人不变的情况下)

如果不可避免的要用邮件办公和信息沟通,面对这些问题,大家有没有什么优雅的解决方案? 又或者我需要调整一下心态,重新发现一下邮件办公的好处,以致于可以忽略以上这些弊端

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所在节点    程序员
47 条回复
buyan3303
2022-09-16 10:47:22 +08:00
邮件办公的好处:
留记录,留记录,留记录,这个是非常重要的事情。

我本人岗位是销售内勤,所以得兼顾收款信息记录。
客户群体年龄段有 20 多-50 多快退休了的人,
但是多数喜欢微信语音,或者是加了微信,直接电话沟通,或者微信电话沟通。

即使是安卓手机设置自动通话录音,但是也不能直接转换成文字进行保存。
这样就不方便后面需要搜索的时候,文字搜索。
而且每次批注的内容越详细,后续回查的时候,越能精准。
yuyue001
2022-09-16 10:52:57 +08:00
邮件可追溯,非即时消息,易于保存,都是优点啊。

比起工作用微信的公司,随随便便建几十个群。每个信息都要查看,一会就找不到了,有事情要及时回复。你就知道邮件是一个好工具了。
123go
2022-09-16 10:53:38 +08:00
@buyan3303 #1 这个确实是最大的好处,微信不能云存储聊天记录放大了邮件的这种好处。
lion9527
2022-09-16 10:58:00 +08:00
重要邮件做好标记和整理就可以了,邮件搜索也方便。

用微信这类办公的才是灾难,他们毫无边界感,可能 24 小时都要会找你谈工作,且聊天记录不方便搜索。
要是碰到用嘴提需求的领导,那更是日了狗,他昨天说的今天就不认账了。
rocksolid
2022-09-16 10:58:17 +08:00
1 邮件可以装作没看到 微信 @你 你几次逃都逃不掉
2 邮件非办公时间完全可以不看
dingwen07
2022-09-16 10:59:33 +08:00
用邮件办公是好文明
但是邮件回复的时候应该直接写文字,不应该去编辑之前邮件的正文,可以用引用来提及
感觉,这是把邮件当成 Word 批注在用……
123go
2022-09-16 11:00:41 +08:00
可追溯的工具有很多,只要有服务器存储,都是可以追溯的。
但是邮件的问题在于不够结构化,消息与消息之间关系不够明晰。尤其是一个主题需要沟通大量细节的时候,往来很多遍以后,具体细节的回复对象就会变的很混乱了。
虽然可追溯,但是增加了搜索、归类、整理、聚合等的成本。
我个人认为邮件沟通就是万金油,能用,但是相比更专业的工具,比如项目管理工具、bug 管理工具、设计协作工具等,要低效的多。
123go
2022-09-16 11:02:14 +08:00
@dingwen07 #6 是啊,这个是最烦的
SimonOne
2022-09-16 11:02:42 +08:00
有几个同事喜欢在回复邮件的时候,直接在别人的邮件基础上进行批注

———————————————————————————————
直接明说,让他不要改,要改就保存成附件。
123go
2022-09-16 11:02:56 +08:00
@lion9527 #4 哈哈哈哈,这不是工具问题,这是人的问题。
irainsoft
2022-09-16 11:03:24 +08:00
感觉像是你的同事使用了错误的邮件方法,邮件的批阅应该引用或以附件批注文件的形式来回复,而不是编辑自动附上的原始邮件
Qy2FbR
2022-09-16 11:04:05 +08:00
没什么好的解决办法,有就是我大 slack 。 手动狗头(
Vindroid
2022-09-16 11:04:07 +08:00
我更喜欢别人直接在之前的邮件里用红字批注,也不愿逐条引用来说明,不然邮件到后面又臭又长。总之习惯就好,我反正是把邮件按项目归纳,要找的时候全局搜索
buyan3303
2022-09-16 11:04:27 +08:00
比较优雅的用邮件办公,foxmail 。
我没试过 将 foxmail 的文件放进同步盘里是怎么样,
如果这样可以的话,数据多了也没什么关系,反正网盘受的了。

专业的项目规划软件,确实比邮件高效,
但是前提是钱,
如果老板不差钱,专门买了一个适合的项目规划软件,
那完全可以抛弃邮件,
反之,我倒是希望我客户和我沟通的时候可以用邮件,
至少用邮件的时候,我能有时间想想接下去要怎么回复,
社恐狂喜!!!!
idblife
2022-09-16 11:13:51 +08:00
gmail
darksword21
2022-09-16 11:23:51 +08:00
你需要看下 emacs-devel 那种形式的
vazo
2022-09-16 11:34:03 +08:00
第一点引用原始邮件追加回复我认为是正确的,特别是针对其中的某个内容的时候,否则别人不知道我说的是什么,还要再翻一次原始邮件.
第二第三点也有可能是原始邮件写的不好,有很多问题,导致收件人反复回复确认.
jjwjiang
2022-09-16 11:36:57 +08:00
编辑邮件来进行 Q&A 回答是非常常见的邮件办公模式

考虑你说的情况,实际的邮件 loop 会是:

userB: 请看补充标注
userA: 请看补充问题
userB: 请看标注
userA: 请回答问题?
Q1: XXX
A1: YYY
Q2: ZZZ
A2: CCC
Q3: VVV

如果基于这种模式,大家只要找到这一个块就能迅速得到讨论过程和最终结论,而如果按你的想法,通过正文不断回复
那实际上邮件的 loop 会变成这样:

userB: 补充回答
Q1
A1
Q2
A2
Q3
A3

userA:补充问题?
Q1
A1
Q2
A2
Q3
userB: 回答
Q1
A1
Q2
A2
userA:问题?
Q1
Q2


整个邮件的可读性才会变得极差,容易误读,也难以追溯讨论过程。
jjwjiang
2022-09-16 11:39:02 +08:00
另外更不用说有可能是三方甚至多方参与的讨论了,每人复制一遍问题再写自己答案你会疯的

相反,大家按顺序编辑正文,可以把所有回复列在问题下面,一目了然
nosugar
2022-09-16 12:08:17 +08:00
邮件大了可以不附上原始邮件,foxmail 可以根据发件人分文件夹

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