老板很喜欢用邮件进行工作沟通，如何优雅的组织和查阅邮件信息

[123go]

我有几个痛点

1. 公司有几个同事喜欢在回复邮件的时候，直接在别人的邮件基础上进行批注，比如：他回的正文内容只有“请见下面红色字体回复”，然后在别人的邮件正文中进行追加描述。这样来往多封邮件以后，整个邮件就变的花里胡哨，非常难以阅读
2. 有时候同事回复的正文内容只有两个字“好的”，但这却是一封非常大的邮件，因为同事已经来回沟通很多封邮件了，这种累加的冗余信息，实在是太不环保了😂
3. 每一封回复的邮件正文中都有一大堆 发件人、收件人、抄送 的信息，这又是一种冗余信息（收、发件人不变的情况下）

如果不可避免的要用邮件办公和信息沟通，面对这些问题，大家有没有什么优雅的解决方案？ 又或者我需要调整一下心态，重新发现一下邮件办公的好处，以致于可以忽略以上这些弊端

[testver]

太多来回的邮件，是需要级别低的一方或发起者，整理成类似会议纪要或阶段性总结的。

比如：

各位领导，按照我们 xx 年月日—yy 年月日之间的沟通记录，已经达成一致或有结果的，现在情况汇总如下
1
2
3

还存在什么问题
1
2
3

我们建议
1
2
3

[sutra]

> 在别人的邮件正文中进行追加描述
这个叫做交织回复[1]。

[1] https://zh.wikipedia.org/wiki/%E5%9B%9E%E5%B8%96%E9%A3%8E%E6%A0%BC

[LindsayZhou]

我也很喜欢用邮件，不过一般是开源社区的邮件列表，可以参考一下开源社区怎么用的。

截图是 Python-Dev 最近的几封邮件 （ neomutt + offlineimap + notmuch)，可惜现在基本上转到 discuss.python.org 上去了：

SourceHut 是基于邮件流的代码托管平台，上面找两个活跃的看下也许会有帮助

[tabris17]

邮件是用来甩锅用的，细节请用聊天软件确认

[123go]

@darksword21 #16 谢谢。这种每个 thread 仅有一两个讨论点，是没什么问题的。我这边的情况是，一封邮件一次性提出一堆的问题，然后几个人同时对这封邮件进行 @sutra 提到的“交织回复”

[123go]

@testver #21 谢谢，有启发

[xzysaber]

红色字体。个人不喜欢，而且从科学(心理)上来说，印象中有“不好”的一些副作用。

[tankren]

邮件就是证据

[shijingshijing]

上下文各种引用很多的时候，试试 Outlook 桌面版，真的是我见过最好的邮件客户端，没有之一。本来是力挺开源的 Thunderbird ，结果这货的邮件上下文引用是灾难级体验，而且把邮件数据库单独存在一个大文件里面（可能是我设置的不对？），在 xp 的 FAT32 年代，被狠狠的坑过一会，以后就铁了心用 Outlook 。

新版的 Outlook 夹杂了不少私货，建议 2003 到 2017 之间的版本，2003 是最后一个经典界面的版本，后面都是那种 Ribbon Style ，占用空间太大了。

[kilotiger]

能理解楼主的困扰。主要还是很多人习惯问题，虽然工具变成了邮件，但还是发微信的习惯，“好的”“OK”回复占用一大堆。

上面看到了一些很值得借鉴的方法，把问题都罗列清楚最明了，可能比换一些邮件工具管用。

[123go]

@xzysaber #27 他们挑选颜色只是用来区别别人的回复，黄色、绿色等等都有

[123go]

@kilotiger #30 这个是的，如果不可避免要用邮件的话，可能需要整理一套邮件回复、发送、总结的规范，公司内部都统一遵守。

[joesonw]

结构化邮件不就是 slack 吗？用里面的 thread

[123go]

@joesonw #33 这个得需要配合 slack 客户端使用吧，我这边的情况不太好推

[rekulas]

这不是邮件的问题，是邮件客户端的问题
好几年前国外就流行把邮件格式化，像聊天软件一样直观，忘了做的最大的是谁了，Slack, YoMail Group 都是其中一个

[gps949]

@xzysaber 这还真不是你个人不喜欢的事情，红色文字信件在传统意义上就表示绝交信。

[swulling]

各大开源邮件列表基本都有 2 个要求：

（ 1 ）禁止在顶部张贴

头部张贴指的是：点击“回复”，在保持所有的文本完好的情况下，在邮件正文的顶部添加你的回复内容。这样做将会删除你的回复所面向的主题的内容，由于所有阅读该邮件的人在完全理解该邮件内容之前，他们需要多次重复阅读改邮件，这将会占用他们更多时间，并且增加一些不必要的困难。


（ 2 ）修剪不需要进行回复的文本

在不进行头部张贴的前提下，您需要删除不直接进行回复的原邮件文本。这样将会是你的回复简短，保持在一定的长度的范围之内。


总的来说就是不要无脑引用之前的邮件，而是进行裁剪，不要怕丢失引文，因为邮件客户端会保存 thread 。

[ifbluethen]

收到这种回复其实应该用已读回执来替代。

[xzysaber]

@gps949 说个人是因为怕容易和别人起争执，哈哈。

[haichaofine32]

@sutra